Настройка заявок на отпуск и отгулы через Битрикс24
Сотрудник пишет руководителю в мессенджер: «можно мне в отпуск с 15-го?». Руководитель отвечает «ок». HR узнаёт об этом, когда сотрудник уже не вышел. Сколько дней осталось — никто не считает. Пересечение отпусков в отделе — выясняется постфактум. В конце года выясняется, что у половины команды накопились неотгулянные дни, а у другой — перерасход. Заявки на отпуск через Б24 закрывают этот хаос.
Бизнес-процесс подачи заявки
Заявка на отпуск оформляется через список или смарт-процесс в Б24. Сотрудник заполняет карточку:
- Тип отпуска: ежегодный, за свой счёт, учебный, отгул
- Даты начала и окончания
- Комментарий (при необходимости)
- Замещающий сотрудник
После отправки запускается бизнес-процесс согласования. Сотрудник видит статус заявки в реальном времени: «На согласовании», «Одобрено», «Отклонено».
Цепочка согласования
Маршрут согласования зависит от типа отпуска и длительности:
- Ежегодный отпуск до 14 дней — согласование руководителем отдела → уведомление HR.
- Ежегодный отпуск от 14 дней — руководитель отдела → HR → директор.
- Отгул (1–2 дня) — только руководитель отдела.
- За свой счёт — руководитель отдела → HR → директор.
Каждый согласующий получает уведомление в Б24 с карточкой заявки. Есть кнопки «Одобрить» и «Отклонить» с полем для комментария. Дедлайн на решение — 2 рабочих дня. Если просрочен — эскалация вышестоящему руководителю.
Проверка пересечений
Перед отправкой на согласование бизнес-процесс автоматически проверяет:
- Нет ли пересечения с отпусками других сотрудников отдела. Если больше 30% отдела в отпуске одновременно — заявка уходит на согласование с предупреждением.
- Указан ли замещающий сотрудник. Если нет — процесс возвращает заявку автору.
Учёт остатков
Каждому сотруднику заводится баланс дней отпуска. При одобрении заявки баланс автоматически уменьшается. HR видит сводку по всей компании:
- Сколько дней положено каждому сотруднику
- Сколько использовано
- Сколько осталось
- Кто не был в отпуске больше 6 месяцев
Баланс пересчитывается в начале года. Правила переноса неиспользованных дней задаются в настройках процесса.
Интеграция с календарём
Одобренный отпуск автоматически создаёт событие в календаре отдела и личном календаре сотрудника. Коллеги видят, кто в отпуске, без дополнительных вопросов. Событие помечается как «Весь день» и отображается в графике отсутствий.
При отмене или переносе отпуска событие в календаре обновляется автоматически.
Что настраиваем
- Смарт-процесс или список для подачи заявок с нужными полями
- Маршруты согласования по типу отпуска и длительности
- Автоматическую проверку пересечений в отделе
- Учёт баланса дней отпуска с пересчётом по году
- Синхронизацию одобренных отпусков с календарём Б24
- Уведомления и эскалации при просрочке согласования