Настройка задач и проектов в Битрикс24
Задачи в Б24 используют все — но чаще всего как блокнот: создали задачу, написали в описании «сделать макет», назначили ответственного. Ни сроков, ни чеклистов, ни связи с проектом. Через месяц половина задач просрочена, вторая половина — забыта. Модуль задач в Б24 умеет больше: шаблоны, зависимости, автоматизация по статусам, учёт времени. Нужно только настроить.
Проекты и группы
Задачи живут в проектах (они же рабочие группы). Проект объединяет задачи, участников и файлы в одном месте. Без проекта задачи раскиданы по личным спискам сотрудников — руководитель не видит общей картины.
Что настраиваем в проекте:
- Участники и роли — владелец, модератор, участник. Владелец управляет настройками, модератор — задачами, участник видит задачи проекта.
- Стадии задач — Kanban-доска проекта с кастомными стадиями: «Новая», «В работе», «На проверке», «Готово». Стадии задаются в настройках проекта.
- Шаблоны проектов — типовые проекты (запуск сайта, рекламная кампания, онбординг) создаются из шаблонов с предзаполненными задачами.
Шаблоны задач и автоматическое создание
Шаблоны задач — способ стандартизировать повторяющуюся работу. Шаблон содержит: название, описание, чеклист, ответственного (или роль), сроки (относительные — «через 3 дня после создания»), привязку к проекту.
Шаблоны с подзадачами позволяют развернуть целый процесс одной кнопкой. Пример: шаблон «Подготовка коммерческого предложения» создаёт основную задачу и три подзадачи: «Собрать данные по клиенту», «Подготовить расчёт», «Согласовать с руководителем».
Через REST API шаблоны создают задачи программно: метод task.item.add с параметрами TITLE, RESPONSIBLE_ID, GROUP_ID, DEADLINE, CHECKLIST. Используется для автоматического создания задач из CRM — например, робот в сделке при переходе на стадию «Подготовка документов» создаёт задачу юристу.
Автоматизация: роботы на статусах задач
Битрикс24 поддерживает роботов в задачах — автоматические действия при смене статуса:
- Задача переведена в «Выполнена» → робот отправляет уведомление руководителю проекта.
- Задача просрочена → робот создаёт уведомление постановщику и меняет приоритет на высокий.
- Задача переведена в «На проверке» → робот назначает проверяющего.
Роботы настраиваются в разделе Задачи → Роботы. Доступные триггеры: создание задачи, смена статуса, просрочка, изменение ответственного.
Диаграмма Ганта и зависимости
Для проектов с последовательными этапами используется диаграмма Ганта: визуальная шкала времени с задачами. Зависимости между задачами («задача B начинается после завершения задачи A») отображаются связями.
Зависимости задаются вручную в карточке задачи: поле «Предыдущая задача». Если задача A сдвигается — зависимые задачи сдвигаются автоматически.
Учёт времени
В карточке задачи есть таймер — сотрудник нажимает «Начать» при работе и «Пауза» при переключении. Накопленное время видно в задаче и в отчёте по трудозатратам.
Для контроля руководитель использует отчёт Рабочее время по задачам — сколько часов потрачено на проект, на конкретную задачу, конкретным сотрудником.
Что настраиваем
- Структура проектов: создание групп под отделы и процессы
- Кастомные стадии задач в каждом проекте
- Шаблоны задач с подзадачами и чеклистами для типовых процессов
- Роботы: автоуведомления при просрочке, смене статуса, завершении
- Связь с CRM: автоматическое создание задач из роботов сделки
- Обучение команды: работа с Гантом, таймером, шаблонами