Настройка согласования расходов через Битрикс24
Менеджер оплачивает такси до клиента из своих, фотографирует чек и кидает бухгалтеру в чат с подписью «компенсируйте плиз». Бухгалтер теряет сообщение среди десятков других. Через две недели менеджер напоминает, бухгалтер ищет чек в переписке, не находит, просит прислать заново. Расходы без системы — это потерянные документы, непрозрачный бюджет и вечные конфликты между сотрудниками и бухгалтерией.
Структура процесса согласования
Согласование расходов в Б24 строится на смарт-процессе или списке с бизнес-процессом. Каждый расход — отдельная карточка с полями:
- Сумма — числовое поле
- Категория расхода — справочник: транспорт, представительские, канцелярия, подписки, оборудование
- Описание — текстовое поле с обоснованием
- Чек/счёт — файловое поле для прикрепления сканов
- Дата расхода
- Проект/отдел — привязка для аналитики
Маршрут согласования
Маршрут зависит от суммы и категории расхода:
| Сумма | Маршрут |
|---|---|
| До 5 000 ₽ | Руководитель отдела → бухгалтерия |
| 5 000–50 000 ₽ | Руководитель отдела → финансовый директор → бухгалтерия |
| Свыше 50 000 ₽ | Руководитель отдела → финансовый директор → генеральный директор → бухгалтерия |
Пороговые суммы и маршруты настраиваются в дизайнере бизнес-процессов. Условные ветки определяют, кому уходит заявка на каждом шаге.
Каждый согласующий видит карточку расхода с прикреплённым чеком и может:
- Одобрить — заявка переходит к следующему в цепочке
- Отклонить — заявка возвращается автору с комментарием
- Вернуть на доработку — автор исправляет данные и отправляет повторно
Бюджетные лимиты
Для каждого отдела или проекта задаётся месячный бюджет по категориям расходов. При подаче заявки бизнес-процесс проверяет:
- Не превышен ли лимит по категории за текущий месяц
- Если лимит превышен — заявка всё равно уходит на согласование, но с пометкой «Превышение бюджета». Согласующий принимает решение с учётом этой информации
Текущий расход бюджета виден руководителю в отчёте: потрачено / осталось по каждой категории.
Прикрепление документов
Сотрудник прикладывает фото чека или скан счёта прямо в карточку расхода. Файл сохраняется на Диске Б24 в структурированной папке: Расходы / 2025 / Март / Иванов. Бухгалтерия получает все документы в одном месте — не нужно собирать по чатам и почте.
Отчётность
Руководитель и бухгалтерия видят:
- Сводку по расходам — за период, по отделам, по категориям
- Статус заявок — сколько на согласовании, сколько одобрено, сколько отклонено
- Бюджет — план-факт по каждому отделу и категории
- Среднее время согласования — для выявления узких мест в маршруте
Что настраиваем
- Смарт-процесс с полями для заявки на расходы
- Маршруты согласования с условными ветками по сумме и категории
- Бюджетные лимиты по отделам и категориям с автоматической проверкой
- Структуру хранения чеков и счетов на Диске
- Уведомления, дедлайны и эскалации на каждом этапе
- Отчёты по расходам и исполнению бюджета