Настройка согласования командировок в Битрикс24
Сотрудник пишет руководителю в чат: «Мне нужно в командировку в Казань на три дня». Руководитель отвечает «ок». Бухгалтерия узнаёт об этом, когда сотрудник приносит чеки после поездки. Бронь гостиницы — на личную карту, билеты — по завышенной цене, авансовый отчёт — на салфетке. Согласование командировок через бизнес-процесс в Б24 наводит порядок: заявка, согласование, оценка расходов, документы, блокировка календаря.
Бизнес-процесс согласования
Командировка оформляется через бизнес-процесс (БП) на базе списков или смарт-процессов Б24. Типовой маршрут:
- Заявка — сотрудник заполняет форму: город, даты, цель поездки, предварительная смета.
- Согласование руководителем — непосредственный руководитель одобряет или отклоняет. Если сумма выше порога — дополнительное согласование с финансовым директором.
- Утверждение бюджета — бухгалтерия проверяет смету, подтверждает лимиты.
- Бронирование — офис-менеджер или сотрудник бронирует билеты и гостиницу.
- Командировка — сотрудник в поездке, даты заблокированы в календаре.
- Авансовый отчёт — сотрудник прикрепляет чеки и документы после возвращения.
На каждом этапе участник получает уведомление и задачу. Если согласование не получено за N дней — эскалация.
Форма заявки
Поля заявки на командировку:
| Поле | Тип | Обязательное |
|---|---|---|
| Город назначения | Строка | Да |
| Дата начала | Дата | Да |
| Дата окончания | Дата | Да |
| Цель командировки | Текст | Да |
| Транспорт (авиа/ж/д/авто) | Список | Да |
| Ориентировочная стоимость билетов | Число | Да |
| Ориентировочная стоимость проживания | Число | Да |
| Суточные (рассчитываются автоматически) | Число | Автозаполнение |
| Итого бюджет | Число | Автозаполнение |
| Комментарий | Текст | Нет |
Суточные рассчитываются автоматически: количество дней * ставка суточных (настраивается в параметрах БП). Итого = билеты + проживание + суточные.
Генерация документов
По утверждённой заявке бизнес-процесс генерирует:
- Приказ о направлении в командировку — по шаблону (форма Т-9 или свободная)
- Служебное задание — цель и ожидаемый результат
- Командировочное удостоверение — если требуется внутренними правилами
Документы формируются из шаблонов DOCX через генератор документов Б24 и прикрепляются к заявке. Сотрудник и бухгалтерия получают копии.
Блокировка календаря
После утверждения командировки:
- В календаре сотрудника создаётся событие «Командировка: [Город]» на весь период.
- Событие видно руководителю и коллегам — при планировании встреч.
- Если используется синхронизация с Google Calendar или Outlook — событие транслируется туда.
Авансовый отчёт
После возвращения сотрудник заполняет авансовый отчёт в том же бизнес-процессе:
- Прикрепляет сканы/фото чеков, билетов, счетов гостиницы
- Указывает фактические расходы по категориям
- Бухгалтерия проверяет, сверяет с бюджетом, утверждает
Разница между авансом и фактическими расходами рассчитывается автоматически — к доплате или к возврату.
Что настраиваем
- Бизнес-процесс согласования: маршрут, участники, сроки, эскалация
- Форму заявки с автоматическим расчётом бюджета
- Шаблоны документов: приказ, служебное задание
- Блокировку календаря при утверждении
- Форму авансового отчёта с прикреплением документов
- Уведомления на каждом этапе процесса