Настройка ресурсного планирования в Битрикс24
Руководитель назначает задачу сотруднику, не зная, что у того уже 12 задач на неделю. Сотрудник берёт — молчит. К пятнице выясняется: половина просрочена, вторая половина сделана кое-как. Проблема не в людях — проблема в отсутствии видимости загрузки. Битрикс24 содержит инструменты ресурсного планирования, но по умолчанию они не настроены. Настраиваем.
Рабочая нагрузка: представление «Загрузка»
В разделе «Задачи и Проекты» есть представление «Загрузка» (Workload). Это горизонтальная шкала по сотрудникам, где видно, сколько задач назначено на каждый день. Цветовая индикация:
- Зелёный — нагрузка в пределах нормы
- Жёлтый — приближение к лимиту
- Красный — перегрузка, сотрудник физически не справится
Для корректной работы представления каждая задача должна иметь:
- Заполненные даты начала и окончания (не только дедлайн)
- Назначенного ответственного
- Оценку трудозатрат в часах (поле «Затрачено / Планируется»)
Без этих данных представление «Загрузка» показывает пустую шкалу — и руководители считают, что инструмент не работает.
Учёт рабочего времени и доступности
Базовая ёмкость сотрудника — 8 часов в день (или другой стандарт компании). Настраивается через рабочий график: Настройки → Рабочее время → Графики работы. Учитывается:
- Рабочие дни и часы (пятидневка, сменный график, частичная занятость)
- Отпуска и больничные — через модуль «Отсутствия» или интеграцию с HR-системой
- Национальные праздники — через производственный календарь
Если сотрудник работает 6 часов в день, а ему назначена задача на 8 — представление покажет перегрузку. Без настроенного графика система считает всех по умолчанию.
Планирование ёмкости команды
Для ресурсного планирования на уровне команды или отдела используется подход:
- Определение ёмкости. Количество сотрудников × рабочие часы в день × рабочие дни в периоде. Пример: 5 разработчиков × 8 часов × 20 дней = 800 часов в месяц.
- Оценка задач. Каждая задача оценивается в часах при создании. Бэклог проекта получает суммарную оценку.
- Сопоставление. Суммарная оценка задач на период сравнивается с ёмкостью. Если 900 часов задач при 800 часах ёмкости — нужно либо сдвигать сроки, либо добавлять ресурс.
В Б24 этот расчёт делается через отчёт по задачам с группировкой по ответственному и суммированием плановых часов.
Перераспределение задач
Когда представление «Загрузка» показывает перегруз у одного сотрудника и недозагрузку у другого — задачи перераспределяются. В Б24:
- Смена ответственного — в карточке задачи или массовым действием через фильтр.
- Делегирование подзадач — основная задача остаётся на ответственном, часть работы передаётся через подзадачи.
- Использование поля «Соисполнители» — параллельная работа нескольких человек.
Что настраиваем
- Настройка рабочих графиков сотрудников: рабочие часы, выходные, производственный календарь
- Создание правил заполнения задач: обязательные поля «Дата начала», «Плановые часы», «Ответственный»
- Настройка представления «Загрузка» для руководителей подразделений
- Создание отчётов по ёмкости: плановые часы vs. доступные часы по отделам
- Настройка уведомлений при перегрузке сотрудника (робот проверяет объём задач)
- Обучение руководителей: чтение карты загрузки, перераспределение задач, планирование ёмкости