Настройка процессов закупки через Битрикс24
Отдел маркетинга хочет купить лицензию на сервис аналитики. Менеджер пишет письмо закупщику, закупщик пересылает руководителю на согласование, руководитель забывает ответить. Через неделю менеджер звонит закупщику — выясняется, что письмо потерялось. Покупают в итоге по завышенной цене, потому что срочно. Без единого процесса закупки каждый отдел покупает по-своему, бюджет не контролируется, а поставщики не сравниваются.
Процесс закупки по шагам
Закупка в Б24 строится на смарт-процессе со стадиями:
- Заявка — инициатор создаёт карточку закупки: что нужно, в каком количестве, к какому сроку, обоснование.
- Согласование — маршрут по бюджету и категории. Руководитель отдела, финансовый директор, при крупных суммах — генеральный директор.
- Выбор поставщика — закупщик собирает коммерческие предложения, прикрепляет их к карточке, заполняет сравнительную таблицу.
- Заказ — после выбора поставщика формируется заказ. Документы генерируются из шаблонов Б24.
- Поставка — отслеживание сроков доставки, отметка о получении.
- Закрыто — товар получен, документы подписаны, карточка закрывается.
Карточка заявки на закупку
Поля карточки:
- Наименование — что закупается
- Категория — справочник: оборудование, ПО, расходные материалы, услуги
- Количество и единица измерения
- Желаемый срок поставки
- Обоснование — зачем нужно, что будет если не купить
- Ориентировочный бюджет
- Отдел-заказчик
- Приоритет — стандартный, срочный
Согласование и бюджетный контроль
Маршрут согласования аналогичен расходам — условные ветки по сумме. Дополнительно бизнес-процесс проверяет:
- Остаток бюджета отдела на закупки в текущем квартале
- Наличие аналогичных закупок за последние 3 месяца — защита от дублирования
Если бюджет превышен, заявка получает флаг и уходит на дополнительное согласование.
Работа с поставщиками
Поставщики ведутся как контакты или компании в CRM с типом «Поставщик». В карточке поставщика:
- Реквизиты и контактные данные
- История закупок — привязка к карточкам заказов
- Оценка (пользовательское поле): сроки, качество, условия оплаты
При выборе поставщика закупщик прикрепляет коммерческие предложения к карточке закупки и заполняет таблицу сравнения: цена, сроки, условия оплаты, гарантия. Решение фиксируется в карточке с обоснованием выбора.
Отслеживание заказов
После согласования карточка переходит на стадию «Заказ». Закупщик фиксирует:
- Номер и дату заказа
- Фактическую сумму
- Ожидаемую дату поставки
Если поставка просрочена — бизнес-процесс отправляет уведомление закупщику и инициатору. Дедлайн отслеживается автоматически по дате в карточке.
Отчётность
- Реестр закупок — все заявки за период: статус, суммы, сроки
- Бюджет закупок — план-факт по отделам и категориям
- Эффективность поставщиков — средние сроки поставки, количество просрочек
- Время согласования — от подачи заявки до одобрения
Что настраиваем
- Смарт-процесс закупки со стадиями и пользовательскими полями
- Маршруты согласования с проверкой бюджета
- Справочник категорий и поставщиков в CRM
- Шаблоны документов: заказ, акт приёмки
- Автоматические уведомления о просрочках поставки
- Отчёты по закупкам и исполнению бюджета