Настройка подписания документов ЭЦП через Битрикс24
Договор согласован в CRM, PDF сформирован, менеджер отправляет его клиенту по e-mail. Клиент печатает, подписывает ручкой, сканирует, отправляет обратно. Менеджер загружает скан в сделку. Через месяц оказывается, что скан — не оригинал, а бухгалтерия требует подписанный экземпляр. Электронная подпись решает проблему: документ подписывается ЭЦП, получает юридическую силу без бумаги, хранится в системе с подтверждением подлинности.
Виды электронной подписи
В контексте Б24 используются два типа:
- Простая электронная подпись (ПЭП). По сути — подтверждение действия через логин/пароль или SMS-код. Б24 поддерживает ПЭП для внутренних документов: согласование, утверждение. Юридическая сила ограничена — только если стороны заключили соглашение о признании ПЭП.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Выдаётся удостоверяющим центром, равнозначна собственноручной подписи. Обязательна для счетов-фактур, отчётности, госзакупок. Требует криптопровайдер (CryptoPro CSP, VipNet CSP).
Подписание внутренних документов в Б24
Для внутренних согласований (приказы, заявления, служебные записки) используется модуль «Подпись» в Битрикс24:
- Документ создаётся в разделе «Подпись» или загружается PDF.
- Назначаются подписанты — сотрудники портала.
- Каждый подписант получает уведомление, открывает документ, ставит подпись (графическую или ПЭП).
- Подписанный документ сохраняется с метками: кто подписал, когда, IP-адрес.
Этот механизм работает без CryptoPro — достаточно стандартных инструментов Б24. Подходит для HR-документов, внутренних регламентов, NDA.
Подписание КЭП через CryptoPro
Для юридически значимого подписания (документы контрагентам, ФНС, ЭДО) требуется КЭП и криптопровайдер:
Требования:
- КЭП, выданная аккредитованным удостоверяющим центром (ФНС, коммерческий УЦ)
- CryptoPro CSP 5.0+ — установлен на рабочей станции сотрудника
- CryptoPro Browser Plugin — расширение для браузера, обеспечивающее подпись в веб-интерфейсе
- Сертификат КЭП — установлен в хранилище Windows или на токене (Рутокен, eToken)
Процесс подписания из CRM:
- Менеджер формирует документ из сделки (через шаблон документа Б24 или внешнюю генерацию).
- Нажимает «Подписать ЭЦП» — Б24 через Browser Plugin обращается к CryptoPro CSP.
- CryptoPro читает сертификат с токена или из хранилища, формирует подпись (открепленная .sig или встроенная).
- Подписанный файл + файл подписи сохраняются в карточке сделки.
- Робот отправляет подписанный документ контрагенту или передаёт в систему ЭДО.
Маршрут подписания в CRM
Для документов, требующих нескольких подписей (директор + главбух), настраивается маршрут:
- Стадия сделки «На подписании» → робот создаёт задачи подписантам в порядке очереди.
- Первый подписант подписывает → задача закрывается → создаётся задача второму.
- Все подписи собраны → робот переводит сделку на стадию «Подписано», прикрепляет итоговый файл.
- Отказ от подписи → сделка возвращается на стадию «Доработка», менеджер получает уведомление с причиной.
Хранение подписанных документов
Подписанные документы хранятся на Диске Б24 в привязке к сделке. Рекомендации:
- Отдельная папка «Подписанные документы» в структуре Диска.
- Файл документа + файл открепленной подписи (.sig) — хранятся рядом.
- Запрет на удаление подписанных файлов — через права доступа к папке.
- Срок хранения КЭП-подписанных документов — не менее 5 лет (требование законодательства).
Что настраиваем
- Настройка модуля «Подпись» для внутренних документов: шаблоны, маршруты согласования
- Установка и конфигурация CryptoPro CSP + Browser Plugin на рабочих станциях
- Настройка подписания документов из CRM: кнопка в карточке сделки, выбор сертификата, формирование подписи
- Создание маршрутов подписания: последовательность подписантов, действия при отказе
- Организация хранения подписанных документов: структура папок, права доступа, политика хранения
- Обучение сотрудников: подписание через браузер, проверка подписи, типичные ошибки (просроченный сертификат, неустановленный плагин)