Настройка нумерации документов Битрикс24
Менеджер создаёт договор и вписывает номер вручную: «Договор №47». Второй менеджер в это же время создаёт свой — тоже «№47». Через месяц бухгалтерия получает два договора с одинаковым номером и разными контрагентами. Или другой сценарий: номера идут вразнобой — 12, 15, 23, 8 — потому что каждый нумерует как помнит. Без автоматической нумерации документы невозможно нормально вести, искать и учитывать.
Задачи нумерации
Правильная нумерация решает несколько задач:
- Уникальность — каждый документ имеет уникальный номер, дубли исключены
- Порядок — номера идут последовательно, пропуски сразу видны
- Классификация — по номеру понятен тип документа, год, направление
- Поиск — документ находится по номеру за секунды
Схемы нумерации
Б24 поддерживает гибкие схемы нумерации через пользовательские поля и бизнес-процессы.
Простая сквозная нумерация:
001, 002, 003, ... — один счётчик на все документы. Подходит для небольших компаний с одним типом документа.
С префиксом по типу документа:
ДОГ-001, СЧ-001, АКТ-001 — отдельный счётчик для каждого типа. Менеджер видит по номеру, что это за документ.
С годом:
ДОГ-2025-001 — счётчик сбрасывается 1 января каждого года. В начале нового года нумерация начинается с 001.
С подразделением или юрлицом:
ДОГ-МСК-2025-001 — для компаний с несколькими филиалами или юрлицами. Каждый филиал ведёт свою нумерацию.
Техническая реализация
Нумерация реализуется через бизнес-процесс, который запускается при создании документа (генерации из шаблона или создании элемента смарт-процесса).
Логика бизнес-процесса:
- Определить тип документа (из поля карточки)
- Считать текущее значение счётчика из хранилища (пользовательское поле в специальном списке-справочнике или глобальная переменная)
- Увеличить счётчик на 1
- Сформировать номер по шаблону:
{Префикс}-{Год}-{Счётчик с ведущими нулями} - Записать номер в поле документа
- Сохранить обновлённый счётчик
Для защиты от дублей при одновременном создании документов используется блокировка — бизнес-процесс обрабатывает очередь последовательно.
Сброс счётчика по году
В начале нового года счётчик должен начаться с 1. Это реализуется проверкой в бизнес-процессе: если год в счётчике не совпадает с текущим — сбросить значение и обновить год.
Альтернатива — запланированный бизнес-процесс, который 1 января обнуляет все счётчики.
Ручная коррекция
Иногда нужно задать номер вручную — например, при миграции существующих документов. Для этого предусматривается:
- Поле «Номер (вручную)» — если заполнено, бизнес-процесс использует его вместо автогенерации
- Возможность установить стартовое значение счётчика — чтобы продолжить нумерацию с нужного числа
Применение к разным сущностям
Нумерация работает в:
- Генераторе документов CRM — номер подставляется в шаблон .docx через плейсхолдер
- Смарт-процессах — номер присваивается элементу при создании
- Списках — для внутренних документов: приказы, служебные записки, протоколы
Что настраиваем
- Схему нумерации: формат номера, префиксы, разрядность
- Бизнес-процесс автоприсвоения номера при создании документа
- Раздельные счётчики по типам документов, юрлицам, подразделениям
- Автоматический сброс счётчика в начале года
- Возможность ручной коррекции номера и стартового значения
- Интеграцию с генератором документов CRM