Настройка контроля сроков задач Битрикс24
Задача просрочена на три дня — никто не заметил. Постановщик узнаёт случайно, когда клиент звонит с вопросом «где результат?». Исполнитель говорит, что не видел дедлайн. Руководитель говорит, что у него 200 задач в списке — отслеживать каждую нереально. Проблема не в людях, а в отсутствии системы уведомлений и эскалации. Б24 умеет напоминать о сроках, сигнализировать о просрочках и автоматически эскалировать — нужно это настроить.
Дедлайны и напоминания
Каждая задача в Битрикс24 имеет поле крайний срок. Без дедлайна задача не контролируется — она просто висит в списке без привязки ко времени.
Правило: при создании задачи дедлайн обязателен. Это можно закрепить организационно (регламент) или через шаблоны задач, где срок уже указан относительно даты создания.
Напоминания настраиваются в карточке задачи: Напомнить → за 1 час / за 1 день / за 3 дня до дедлайна. Напоминание приходит исполнителю и постановщику — через уведомление в Б24, push на мобильном или email (зависит от настроек профиля).
Счётчики просрочки
Счётчики — красные кружки на иконке задач в левом меню. Б24 считает:
- Просроченные задачи — дедлайн прошёл, задача не закрыта.
- Непрочитанные комментарии — в задаче появились новые сообщения.
- Задачи без крайнего срока — можно включить показ таких задач как «требующих внимания».
Счётчики видны и руководителю: в разделе Задачи → Эффективность отображается статистика по отделу — сколько задач просрочено, у кого, на сколько дней.
Автоматические уведомления через роботов
Стандартных напоминаний бывает недостаточно. Для полноценного контроля настраиваются роботы:
- За 1 день до дедлайна — робот отправляет сообщение исполнителю в чат: «Задача "Подготовить отчёт" — дедлайн завтра».
- При просрочке — робот уведомляет постановщика и руководителя отдела.
- Просрочка больше 2 дней — робот меняет приоритет задачи на «Высокий» и отправляет уведомление директору.
Роботы в задачах настраиваются через Задачи → Роботы. Триггер «Изменение крайнего срока» и «Задача просрочена» — ключевые для контроля.
Эскалация
Эскалация — автоматическое оповещение вышестоящего руководителя при критической просрочке. Реализуется через бизнес-процесс:
- Задача просрочена → уведомление исполнителю.
- Просрочка 1 день → уведомление постановщику.
- Просрочка 3 дня → уведомление руководителю отдела.
- Просрочка 5 дней → уведомление директору.
Цепочка настраивается в дизайнере бизнес-процессов с использованием блоков задержки и условий. На каждом шаге проверяется статус задачи: если закрыта — процесс останавливается.
Отчёты по срокам
Для системного контроля используется отчёт Эффективность сотрудников: процент задач, выполненных вовремя, средняя просрочка в днях, динамика по неделям.
Руководитель отдела видит рейтинг: кто стабильно укладывается в сроки, а у кого 40% просрочек. Данные берутся автоматически — ручного заполнения не требуется.
Что настраиваем
- Обязательные дедлайны: шаблоны задач с предзаполненными сроками
- Напоминания за 1–3 дня до дедлайна исполнителю и постановщику
- Роботы: автоуведомления при приближении дедлайна и при просрочке
- Эскалация: цепочка уведомлений руководителям при критической просрочке
- Настройка счётчиков и отчёта эффективности по срокам
- Обучение: работа с дедлайнами, чтение счётчиков, реакция на уведомления