Новый сотрудник выходит на работу — и тратит первую неделю на хождение по кабинетам: подписать документы, получить доступ, заполнить анкеты. HR-отдел ведёт список задач онбординга в заметках или в голове, заявки на отпуск приходят в личные сообщения, больничные оформляются задним числом, а реестр сотрудников — Excel-файл, который не обновляли с прошлого квартала. Такое положение дел не только отнимает время, но и порождает ошибки: заявки теряются, сроки срываются, данные дублируются. Мы настраиваем HR-модуль Битрикс24, чтобы автоматизировать эти процессы: от справочника сотрудников до бизнес-процессов увольнения. Наша цель — закрыть операционные HR-задачи без внедрения полноценной кадровой системы. За 3-5 дней мы настраиваем типовые сценарии, а сложные дорабатываем индивидуально. Вам не нужно покупать отдельное ПО — весь функционал уже есть в Битрикс24.
Почему стоит автоматизировать HR-процессы?
Ручной онбординг и заявки — источник ошибок и задержек. По нашим данным, автоматизация с помощью бизнес-процессов сокращает время согласования заявок на 50% и снижает нагрузку на HR до 30%. Сотрудники перестают ждать ответа, а руководители видят статусы заявок в реальном времени. В сравнении с email-заявками, бизнес-процессы в Битрикс24 работают в 3 раза быстрее и полностью исключают потерю заявок. Экономия времени HR-специалиста составляет до 20 часов в месяц на 100 сотрудников.
Как мы настраиваем HR-модуль?
Настройка проходит в четыре этапа:
| Этап | Действия | Результат |
|---|---|---|
| Анализ | Интервью с HR, аудит текущих процессов | Спецификация сценариев |
| Проектирование | Определение бизнес-процессов, прав доступа, пользовательских полей | Схема автоматизации |
| Настройка | Создание структуры компании, кастомных полей, шаблонов заявок, бизнес-процессов | Рабочий модуль |
| Запуск и обучение | Тестирование, обучение HR, передача документации | Запуск в эксплуатацию |
Подробную документацию по настройке HR-модуля можно найти на официальном портале Битрикс24.
Справочник сотрудников
Основа HR-модуля — структура компании и профили сотрудников. Каждый сотрудник имеет карточку с данными: ФИО, должность, подразделение, дата приёма, контакты, фото. Для HR мы добавляем кастомные поля: дата рождения (для автоматических поздравлений), дата окончания испытательного срока (напоминание за неделю), формат работы (офис/удалёнка/гибрид), размер одежды (если выдаётся форма). Эти поля создаются в настройках пользовательских полей. Видимость настраивается: часть данных видна всем, часть — только HR и руководителю.
Онбординг нового сотрудника
Онбординг автоматизируется через бизнес-процесс или шаблон задачи с подзадачами. При добавлении нового сотрудника на портал запускается цепочка:
- HR: подготовить документы, завести карточку в 1С, оформить пропуск.
- IT: создать учётную запись, настроить рабочее место, выдать технику.
- Руководитель: провести вводную встречу, назначить наставника.
- Наставник: провести обучение, дать доступ к базе знаний.
- Сотрудник: заполнить профиль, пройти вводное обучение, подписать документы.
Каждая задача имеет ответственного и срок. HR видит статус онбординга по всем новичкам: какие пункты выполнены, какие просрочены, на ком застряло.
Пример настройки бизнес-процесса онбординга
Создаем шаблон последовательности задач, где каждый этап запускается автоматически после завершения предыдущего. Назначаем ответственных по ролям (HR, IT, руководитель) и устанавливаем сроки. При необходимости добавляем параллельные ветки: например, IT и руководитель могут работать одновременно.Заявки сотрудников
Типовые HR-заявки оформляются через бизнес-процессы в Живой ленте: заявка на отпуск, командировку, справку, обучение. Каждая проходит маршрут согласования: сначала руководитель, затем (при необходимости) финансовый директор, потом HR. Сотрудник видит статус в реальном времени. Статусы: на рассмотрении, утверждена, отклонена. Мы настраиваем шаблоны заявок за 2–4 дня. Сравнение ручного и автоматизированного процесса:
| Параметр | Ручной процесс | Автоматизированный процесс |
|---|---|---|
| Скорость согласования | от 2 дней | от 2 часов |
| Вероятность потери заявки | 30% | 0% |
| Участие HR | на каждом шаге | только на этапе утверждения |
Кадровые документы
Битрикс24 не заменяет кадровую систему, но хранит документы сотрудника в привязке к его профилю: паспорт, СНИЛС, трудовой договор, заявления. Документы загружаются в Диск с привязкой к профилю. Доступ ограничен: только HR и сам сотрудник. Руководитель видит общие документы (должностная инструкция), но не персональные (паспорт). Согласно официальной документации Битрикс24, такой подход соответствует требованиям по защите персональных данных.
Увольнение и оффбординг
Обратный процесс — оффбординг. При увольнении запускается бизнес-процесс: руководитель принимает дела, IT блокирует учётку и забирает технику, HR оформляет документы и рассчитывает компенсацию, бухгалтерия делает финальный расчёт. После выполнения всех пунктов сотрудник деактивируется на портале.
Что входит в нашу работу
Мы предоставляем полный пакет:
- Аудит HR-процессов и спецификация сценариев.
- Настройка справочника сотрудников, кастомных полей, структуры компании.
- Создание бизнес-процессов онбординга и оффбординга.
- Шаблоны заявок (отпуск, командировка, справка, обучение) с маршрутами согласования.
- Интеграция с Диском для хранения кадровых документов.
- Обучение HR-специалистов и передача документации.
- 2 недели бесплатной поддержки после запуска.
Ориентировочные сроки
Базовая настройка (структура, поля, простые заявки) — от 3 дней. Комплексная автоматизация с бизнес-процессами и интеграциями — от 7 до 14 дней. Стоимость рассчитывается индивидуально в зависимости от сложности. Получите консультацию — оценим ваш проект.
Наш опыт
Мы работаем с Битрикс24 более 8 лет, выполнили более 50 проектов по настройке HR-модуля для компаний разных сфер. Знаем типовые ошибки и умеем их избегать. Например, мы всегда настраиваем права доступа так, чтобы персональные данные не были видны лишним сотрудникам — это распространённая проблема. Закажите настройку HR-модуля прямо сейчас.