Настройка графика отпусков в Битрикс24
В январе HR рассылает табличку в Excel — «заполните планируемые даты отпуска». Таблица возвращается в десяти версиях, половина сотрудников забывает, руководители не проверяют пересечения. В итоге летом в отделе из четырёх человек трое в отпуске одновременно. Битрикс24 позволяет вести график отпусков с контролем остатков, проверкой пересечений и цепочкой согласования.
Смарт-процесс «Отпуска»
Каждая заявка на отпуск — элемент смарт-процесса. Поля карточки:
- Сотрудник — привязка к структуре компании
- Тип отпуска — ежегодный, без сохранения, учебный, дополнительный
- Дата начала и дата окончания
- Количество дней — рассчитывается автоматически с учётом выходных
- Остаток дней — подтягивается из карточки сотрудника
- Замещающий — кто выполняет обязанности
Стадии: «Черновик» → «На согласовании» → «Согласован» → «В отпуске» → «Завершён» / «Отменён».
Цепочка согласования
Маршрут заявки зависит от типа и длительности:
- Руководитель отдела — согласует в первую очередь. Видит пересечения с другими сотрудниками отдела.
- HR — проверяет остаток дней и соответствие графику.
- Директор — подключается при отпуске длительностью свыше 14 дней или для руководителей.
Каждый согласующий получает уведомление с данными заявки и кнопками «Согласовать» / «Отклонить». При отклонении — обязательный комментарий с причиной.
Контроль пересечений
При подаче заявки робот проверяет: нет ли на эти же даты согласованных отпусков у других сотрудников того же отдела. Если пересечение обнаружено — согласующий видит предупреждение в карточке заявки с указанием, кто из коллег уже в отпуске в эти даты.
Правило минимального покрытия: в настройках задаётся минимальное количество сотрудников, которые должны быть на месте в каждом отделе. Если отпуск нарушает порог — заявка получает отметку «Требует внимания».
Учёт остатков
Остаток дней ведётся в поле карточки сотрудника или в связанном смарт-процессе «Баланс отпусков»:
- В начале года начисляется годовой лимит (28 дней по умолчанию)
- При согласовании заявки остаток уменьшается на количество дней
- При отмене — восстанавливается
- Неиспользованные дни переносятся или сгорают — зависит от политики компании
Интеграция с календарём
Согласованный отпуск автоматически создаёт событие «Отсутствие» в календаре Б24:
- Коллеги видят, что сотрудник недоступен
- При планировании встреч система предупреждает о конфликте
- В общем календаре отдела отпуска отображаются цветовой полосой
Что настраиваем
- Смарт-процесс «Отпуска» с карточкой заявки и стадиями согласования
- Цепочку согласования с учётом типа и длительности отпуска
- Автоматическую проверку пересечений и минимального покрытия
- Учёт остатков дней с начислением и списанием
- Синхронизацию согласованных отпусков с календарём Б24
- Годовой отчёт по отпускам для HR и руководителей