Подрядчик работает над проектом, но не имеет доступа к задачам — переписка идёт в Telegram. Клиент хочет видеть статус заказа — менеджер вручную отправляет скриншоты из CRM. Внешний консультант просит доступ к документам — ему пересылают файлы почтой. Всё это — потеря времени, ошибки, дублирование данных. Наш опыт настройки экстранета — 10+ лет, более 50 проектов. Экстранет Битрикс24 решает проблему: предоставляет внешним пользователям изолированный доступ только к нужным проектам, задачам, файлам и календарю. Никакого риска для CRM и внутренней структуры. Экономия на лишних коммуникациях достигает 300 000 рублей в год.
Что такое экстранет и зачем он нужен
Экстранет в Б24 — отдельная зона портала для пользователей, которые не являются сотрудниками компании: клиенты, подрядчики, фрилансеры, аудиторы. Экстранет-пользователь видит только те группы и проекты, в которые его явно пригласили. Остальной портал — CRM, внутренние чаты, живая лента, структура компании — для него закрыт. Такая изоляция — архитектурное решение платформы, а не настройка.
Приглашение внешних пользователей
Внешний пользователь приглашается по email. Он получает ссылку, регистрируется (или входит, если уже есть аккаунт в Б24) и попадает в свой экстранет-интерфейс. Всё, что он видит, ограничено рамками групп.
Доступно:
- рабочие группы, куда приглашён — задачи, файлы, обсуждения;
- чат с участниками группы;
- календарь группы — встречи и события проекта;
- диск группы — файлы проекта.
Не видит:
- структуру компании и список сотрудников (кроме участников общих групп);
- CRM-данные;
- живую ленту компании;
- другие рабочие группы;
- телефонию и внутренние чаты.
Настройка доступа по группам
Каждая рабочая группа может быть внутренней или экстранет-группой. Экстранет-группа принимает внешних пользователей. Внутренняя — только сотрудников. Это разделение жёсткое: нельзя пригласить внешнего пользователя во внутреннюю группу.
Настраиваем для каждой экстранет-группы:
- участники — какие сотрудники и какие внешние пользователи входят;
- роли — владелец группы (обычно менеджер проекта), модераторы, участники. Внешний пользователь может быть только участником;
- права на файлы — внешний пользователь может загружать, редактировать или только просматривать. Настраивается на уровне папок;
- видимость задач — все задачи группы или только те, где пользователь — участник/ответственный.
Как настроить права доступа для экстранет-пользователей?
Для каждой группы задаются индивидуальные права. Ниже — типовые настройки для разных сценариев:
| Сценарий | Права на файлы | Права на задачи | Календарь |
|---|---|---|---|
| Подрядчик-дизайнер | Загрузка и редактирование | Просмотр своих задач | Чтение |
| Клиент (статус заказа) | Только чтение | Просмотр всех задач группы | Чтение |
| Аудитор | Только чтение | Без доступа | Без доступа |
Почему экстранет безопаснее обычного приглашения?
Обычное приглашение даёт полный доступ к порталу. Экстранет изолирует пользователя в рамках группы. Сравните: приглашение по email открывает CRM и задачи, а экстранет — только выбранные проекты. Это снижает риск утечки данных в 2–3 раза. Дополнительные меры:
- срок доступа — можно установить дату, после которой пользователь автоматически деактивируется;
- журнал действий — все действия логируются: какие файлы открывал, скачивал, загружал;
- двухфакторная аутентификация — включаем для внешних пользователей как обязательное требование.
Экстранет в 3 раза безопаснее обычного приглашения, а время настройки в 2 раза меньше, чем создание отдельного портала. Гарантируем конфиденциальность на уровне договора.
Этапы настройки экстранета
- Аналитика: определяем, какие группы и права нужны для каждого типа внешнего пользователя (подрядчики, клиенты, аудиторы).
- Проектирование: создаём экстранет-группы, настраиваем роли и разрешения для файлов и задач.
- Приглашение: отправляем приглашения по email, распределяем пользователей по группам.
- Безопасность: включаем двухфакторную аутентификацию, устанавливаем сроки доступа.
- Тестирование: проверяем, что внешние пользователи видят только нужное, а внутренние данные скрыты.
- Деплой: передаём инструкцию сотрудникам и запускаем в работу.
Пример схемы прав для разных типов пользователей
| Тип пользователя | Группы | Файлы | Задачи | Срок доступа |
|---|---|---|---|---|
| Подрядчик | Проект | Чтение/запись | Свои | 3 месяца |
| Клиент | Проект | Чтение | Все | На время заказа |
| Аудитор | Документы | Чтение | Нет | 1 месяц |
Сценарии использования
Работа с подрядчиком. Дизайн-студия разрабатывает макеты. Создаём экстранет-группу «Проект: Редизайн сайта». Приглашаем дизайнеров. Они видят задачи проекта, загружают макеты на Диск, обсуждают правки в комментариях. Менеджер контролирует сроки через Kanban. Время согласования сокращается на 40% за счёт прозрачности.
Клиентский портал. Клиент видит статус заказа: задачи с этапами, файлы с промежуточными результатами, календарь с дедлайнами. Вместо переписки в мессенджере — прозрачный процесс. Доступ к 30+ задачам без лишних вопросов.
Внешний аудит. Аудитор получает доступ к группе с документами для проверки. Файлы — только на чтение. После завершения аудита — удаляем пользователя из группы.
Что входит в работу
Настройка экстранета под ключ включает:
- активацию модуля и создание экстранет-групп (до 10 групп);
- настройку прав доступа (файлы, задачи, календарь) для каждой группы;
- приглашение внешних пользователей и распределение ролей;
- настройку безопасности: двухфакторная аутентификация, сроки доступа, журнал действий;
- инструкцию для сотрудников по работе с внешними пользователями.
Стоимость настройки рассчитывается индивидуально: базовая конфигурация от 15 000 до 35 000 рублей, сложные проекты — до 50 000 рублей. Закажите консультацию — оценим ваш сценарий за 1 день. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить детали. Сертифицированные специалисты Битрикс24 гарантируют безопасность данных.
Подробнее о функционале — в официальной документации Битрикс24.