Настройка диска Битрикс24
Файлы компании лежат везде: на рабочих столах сотрудников, в личных Google Drive, в переписке по почте, в мессенджерах. Новый сотрудник приходит в отдел и неделю выясняет, где актуальный прайс-лист, а где устаревший. Кто-то перезаписал файл — и предыдущая версия потеряна. Битрикс24.Диск решает это, но только если настроен: структура папок, права доступа, правила именования, интеграция с рабочими инструментами.
Структура хранилища
Диск Б24 делится на три уровня:
- Личный диск сотрудника — файлы видит только владелец. Подходит для черновиков и рабочих материалов.
- Диск рабочей группы — файлы доступны участникам группы. Используется для проектных документов: ТЗ, макеты, протоколы встреч.
- Общий диск компании — корневое хранилище с папками по отделам, направлениям, типам документов. Доступ регулируется правами.
Правильная структура общего диска — это иерархия, понятная без инструкции. Пример:
Компания/
├── Шаблоны документов/
├── Регламенты/
├── Маркетинг/
│ ├── Брендбук/
│ ├── Баннеры/
│ └── Контент-план/
├── Продажи/
│ ├── Коммерческие предложения/
│ └── Прайс-листы/
└── HR/
├── Вакансии/
└── Онбординг/
Версионность
Каждое сохранение файла на Диске создаёт новую версию. Сотрудник случайно удалил абзац в документе и сохранил — не проблема: открываем историю версий, восстанавливаем предыдущую.
Настройки версионности:
- Количество хранимых версий — по умолчанию хранятся все. Для экономии места можно ограничить: последние 10 версий или версии за последние 90 дней.
- Блокировка файла — при редактировании файл блокируется для других пользователей. Это исключает конфликты при одновременном редактировании.
Совместная работа
Документы .docx, .xlsx и .pptx редактируются прямо в браузере через встроенный онлайн-редактор Б24 или через подключённый OnlyOffice / MS Office Online. Несколько человек работают с файлом одновременно — изменения видны в реальном времени.
Настраиваем:
- Подключение серверного OnlyOffice (для коробочной версии) или активацию встроенного редактора (для облака)
- Правила совместного доступа: кто может редактировать, кто — только просматривать
- Шаблоны файлов: типовой договор, бриф, протокол — создаются из шаблона на Диске
Синхронизация с компьютером
Приложение Bitrix24.Desktop синхронизирует папки Диска с локальной файловой системой. Сотрудник работает с файлами как с обычными папками на компьютере — изменения автоматически загружаются в Б24.
Что настраиваем:
- Выбор папок для синхронизации — не нужно тянуть весь Диск, только рабочие папки
- Политику конфликтов — что делать, если файл изменён одновременно локально и в облаке
- Ограничение типов файлов — исключение из синхронизации временных файлов, кэшей
Интеграция с CRM и задачами
Файлы из Диска привязываются к сущностям CRM: сделкам, контактам, компаниям. Договор лежит не «где-то на Диске», а в карточке сделки. Техническое задание — в задаче проекта.
Бизнес-процесс может автоматически копировать файл из шаблонной папки в папку сделки при создании, переименовывать по шаблону, уведомлять ответственного.
Что настраиваем
- Структуру общего диска: папки по отделам и направлениям
- Права доступа к папкам и файлам по ролям и отделам
- Версионность: политику хранения, правила блокировки
- Онлайн-редактор для совместной работы
- Синхронизацию с десктопным приложением
- Привязку файлов к сущностям CRM и задачам