Настройка чек-листов для менеджеров Битрикс24
Менеджер закрывает сделку, забывает запросить реквизиты. Бухгалтерия не может выставить счёт, сделка зависает. Другой менеджер отправляет коммерческое предложение без согласования с руководителем — условия не те, скидка не утверждена. Третий забывает позвонить клиенту после встречи. Всё это — отсутствие стандартизированного процесса. Чек-листы принуждают выполнять обязательные шаги и не дают перейти дальше, пока всё не сделано.
Чек-листы в задачах
Самый простой инструмент — чек-лист внутри задачи. Создаётся в карточке задачи, содержит пункты, которые отмечаются по мере выполнения. Подходит для стандартизации повторяющейся работы.
Пример чек-листа задачи «Подготовка к встрече с клиентом»:
- Изучить историю взаимодействия в CRM
- Подготовить презентацию / коммерческое предложение
- Проверить актуальность контактных данных
- Согласовать повестку с руководителем
- Забронировать переговорную / настроить Zoom
Чек-листы задач не блокируют закрытие задачи — менеджер может завершить задачу с незаполненным чек-листом. Для жёсткого контроля нужны смарт-процессы.
Чек-листы на стадиях CRM-сделки
Более мощный вариант — чек-листы, привязанные к стадиям воронки продаж. На каждой стадии менеджер обязан выполнить определённые действия, прежде чем двигать сделку дальше.
Реализация через обязательные поля на стадии:
| Стадия сделки | Обязательные поля / действия |
|---|---|
| Квалификация | Заполнен бюджет, указан источник, определена потребность |
| Коммерческое предложение | Загружен файл КП, заполнено поле «Условия оплаты» |
| Согласование | Поле «Согласовано руководителем» = Да |
| Договор | Загружен подписанный договор, заполнены реквизиты |
| Оплата | Указана сумма, дата оплаты, номер счёта |
Если обязательные поля не заполнены — Б24 не даёт перевести сделку на следующую стадию. Это настраивается в CRM → Настройки → Стадии сделки → Обязательные поля.
Чек-листы в смарт-процессах
Смарт-процессы — кастомные сущности CRM с собственными воронками, стадиями и автоматизацией. Подходят для процессов, которые не укладываются в стандартные сделки: онбординг клиента, подготовка тендера, аудит.
В смарт-процессе чек-лист реализуется через:
- Кастомные поля типа «Да/Нет» — каждый пункт чек-листа = отдельное поле. Обязательность заполнения настраивается на стадии.
- Роботы-проверки — робот на переходе между стадиями проверяет заполненность полей. Если не заполнены — блокирует переход и отправляет уведомление менеджеру.
- Бизнес-процессы — для сложных чек-листов, где нужны согласования и параллельные ветки.
Контроль выполнения
Чек-лист полезен только когда руководитель видит, кто выполняет, кто игнорирует. Инструменты контроля:
- Отчёт по незаполненным полям — список сделок, где обязательные поля пусты. Строится через стандартный отчёт CRM с фильтром по пустым полям.
- Дашборд в BI-конструкторе — визуализация: процент сделок с заполненным чек-листом на каждой стадии, рейтинг менеджеров по дисциплине заполнения.
- Автоуведомления — робот раз в день проверяет сделки на стадиях дольше N дней с незаполненными полями и отправляет напоминание менеджеру.
Что настраиваем
- Шаблоны задач с чек-листами для типовых операций
- Обязательные поля на стадиях воронки CRM-сделок
- Смарт-процессы с кастомными чек-листами и блокировкой переходов
- Роботы проверки заполненности полей при смене стадии
- Отчёты и дашборды по выполнению чек-листов
- Автоуведомления при нарушении регламента заполнения