Настройка бюджетирования проектов в Битрикс24
Проект завершён, клиент доволен. Руководитель открывает таблицу: «Сколько мы заработали?» Менеджер собирает данные из трёх мест, считает в Excel, через два дня выдаёт цифру. Которая не сходится с бухгалтерией. Проблема — отсутствие учёта затрат в привязке к проекту. Б24 не является финансовой системой, но при правильной настройке даёт достаточную картину для контроля бюджета проекта.
Структура бюджета через пользовательские поля
В Б24 нет встроенного модуля бюджетирования проектов. Бюджет строится на пользовательских полях задач и сделок. Базовая структура:
- Плановый бюджет — числовое поле в карточке проекта (рабочей группы) или связанной сделки CRM. Фиксируется при старте проекта.
- Фактические затраты — суммируются из задач проекта. Каждая задача содержит поле «Стоимость» или «Затраты».
- Категория затрат — список: «Разработка», «Дизайн», «Тестирование», «Закупки», «Субподряд». Позволяет видеть структуру расходов.
Поля создаются через Администрирование → Пользовательские поля или через REST API (task.item.userfield.add).
Расчёт затрат по времени
Основная статья расходов в проектных компаниях — время сотрудников. Б24 фиксирует трудозатраты через учёт времени в задачах:
- Сотрудник запускает таймер при работе над задачей или вносит часы вручную.
- Каждому сотруднику (или должности) присваивается часовая ставка через пользовательское поле в профиле или справочник.
- Стоимость задачи = затраченные часы × ставка ответственного.
- Стоимость проекта = сумма стоимостей всех задач.
Автоматический расчёт реализуется через бизнес-процесс или вебхук: при закрытии задачи робот умножает часы на ставку и записывает результат в поле «Стоимость».
Отчёты по бюджету
Для контроля бюджета настраиваются отчёты:
- План/Факт по проекту — плановый бюджет vs. фактические затраты. Показывает перерасход или экономию.
- Затраты по категориям — сколько ушло на разработку, сколько на дизайн, сколько на закупки.
- Затраты по сотрудникам — кто сколько часов списал на проект и какова стоимость этого времени.
- Динамика расходов — график накопления затрат по неделям. Позволяет заметить аномальный рост расходов до того, как бюджет исчерпан.
Отчёты строятся через модуль «Отчёты» в задачах с группировкой по пользовательским полям или через выгрузку в BI-систему.
Контроль превышения бюджета
Автоматические уведомления при приближении к лимиту:
- Бизнес-процесс проверяет сумму фактических затрат по задачам проекта.
- При достижении 80% бюджета — уведомление руководителю проекта.
- При достижении 100% — уведомление руководителю и заказчику, запрет на создание новых задач без согласования.
Что настраиваем
- Создание пользовательских полей для бюджетирования: плановый бюджет, фактические затраты, категория расходов
- Настройка справочника часовых ставок по должностям
- Создание бизнес-процесса автоматического расчёта стоимости задачи (часы × ставка)
- Настройка отчётов: план/факт, затраты по категориям, затраты по сотрудникам
- Настройка роботов-уведомлений при превышении порогов бюджета (80%, 100%)
- Обучение команды: корректное списание времени, заполнение полей затрат, чтение бюджетных отчётов