Настройка Битрикс24 для образовательного учреждения
Заявки на обучение приходят на почту, в мессенджеры и по телефону. Администратор записывает данные в Excel, расписание курсов ведётся в Google-таблице, преподаватели узнают о новых группах в чате. Когда студент звонит уточнить расписание — администратор ищет информацию в трёх местах. Битрикс24 собирает всё в одном пространстве: заявки, студенты, курсы, расписание, документы, коммуникации.
CRM для учёта студентов
Контакт в CRM — это студент. Карточка контакта хранит: ФИО, телефон, email, дату рождения, направление обучения, номер группы, статус (абитуриент, студент, выпускник). Для дополнительных данных создаются пользовательские поля: уровень подготовки, форма оплаты, номер договора, дата зачисления.
Воронка сделок отражает путь студента:
- Заявка — входящее обращение с сайта, звонок, мессенджер
- Консультация — менеджер связался, уточнил программу
- Тестирование — вступительное тестирование или собеседование
- Договор — подписание договора, выставление счёта
- Оплата — ожидание оплаты
- Зачислен — студент принят в группу
Курсы и группы через смарт-процессы
Смарт-процессы позволяют создать отдельную сущность «Курс» или «Группа» с собственными полями: название курса, преподаватель, дата начала/окончания, расписание занятий, максимальное количество студентов, аудитория.
Связь между сущностями: сделка (заявка студента) привязывается к элементу смарт-процесса (конкретный курс/группа). Это даёт картину: сколько студентов в группе, кто оплатил, кто ещё на стадии заявки.
Расписание и задачи
Расписание занятий ведётся через календарь Б24. Для каждой группы создаётся отдельный календарь с повторяющимися событиями (занятия по вторникам и четвергам с 10:00 до 12:00). Преподаватель видит свои занятия в личном календаре.
Задачи для преподавателей: подготовка материалов, проверка работ, составление отчёта за семестр. Задачи создаются по шаблону с привязкой к проекту (группе).
Документы и коммуникации
Диск Б24 хранит шаблоны документов: договоры, заявления, учебные материалы. Шаблоны договоров с автозаполнением из CRM: имя студента, курс, сумма, даты — генерируются из карточки сделки.
Открытые линии собирают обращения из всех каналов (сайт, VK, Telegram, WhatsApp) в единый чат. Администратор отвечает из одного окна, история сохраняется в карточке контакта.
Автоматизация
- Новая заявка с сайта → автоматическое создание лида, уведомление администратору
- Студент зачислен → задача «Подготовить договор», задача преподавателю «Добавить в группу»
- За 3 дня до начала курса → SMS-напоминание студентам группы
- Окончание курса → задача «Выдать сертификат», смена статуса контакта на «Выпускник»
Что настраиваем
- Воронку заявок: от обращения до зачисления
- Пользовательские поля контактов для данных о студентах
- Смарт-процессы для курсов и учебных групп
- Календарь расписания с привязкой к группам и преподавателям
- Шаблоны документов: договоры, заявления
- Открытые линии для приёма заявок из мессенджеров
- Роботы: уведомления, задачи, SMS-напоминания