Настройка автоматического создания задач Битрикс24
Менеджер закрывает сделку — и вручную создаёт задачу бухгалтеру на выставление счёта, юристу на подготовку договора, логисту на отгрузку. Три задачи, каждый раз одинаковые, каждый раз с нуля. Забыл — клиент ждёт. Перепутал ответственного — задача потерялась. Автоматическое создание задач убирает человека из рутинного звена: сделка перешла на стадию — задачи создались сами, с правильными ответственными, сроками и чеклистами.
Роботы в CRM
Основной механизм автоматического создания задач — роботы CRM. Робот привязывается к стадии воронки продаж и выполняет действие при переходе сделки на эту стадию.
Настройка: CRM → Роботы и триггеры → выбрать стадию → Добавить робот → Задачи → Создать задачу.
Параметры робота:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Название задачи | Может содержать переменные: «Подготовить договор для {% raw %}{{Название компании}}{% endraw %}» |
| Описание | Шаблонный текст с данными из сделки: сумма, контакт, реквизиты |
| Ответственный | Конкретный сотрудник или роль (руководитель отдела, ответственный за сделку) |
| Крайний срок | Относительный: «через 2 дня после создания» |
| Проект | Группа, в которую попадёт задача |
| Чеклист | Список пунктов для контроля выполнения |
Один робот — одна задача. Для создания нескольких задач на одной стадии добавляется несколько роботов последовательно.
Бизнес-процессы с ветвлением
Когда логика сложнее «создать одну задачу» — используются бизнес-процессы (БП). В дизайнере БП доступны условия, циклы и параллельные ветки.
Пример: сделка перешла в «Подготовка документов». БП проверяет тип сделки:
- Если «юридическое лицо» → создаёт задачу юристу на подготовку договора + задачу бухгалтеру на проверку реквизитов.
- Если «физическое лицо» → создаёт только задачу менеджеру на оформление заказа.
БП создаются в CRM → Настройки → Бизнес-процессы или запускаются из роботов действием «Запустить бизнес-процесс».
Шаблоны задач с подзадачами
Шаблон задачи — предварительно заполненная задача, которая разворачивается в полноценную задачу с подзадачами одной кнопкой или автоматически.
Пример шаблона «Онбординг нового клиента»:
- Основная задача: «Онбординг — {% raw %}{{Клиент}}{% endraw %}»
- Подзадача 1: «Отправить приветственное письмо» — ответственный: менеджер, срок: день в день
- Подзадача 2: «Настроить доступы» — ответственный: техподдержка, срок: 1 день
- Подзадача 3: «Провести обучающий звонок» — ответственный: менеджер, срок: 3 дня
Робот CRM вызывает шаблон через действие «Создать задачу из шаблона», подставляя данные из сделки.
Регулярные задачи
Для повторяющихся задач, не привязанных к CRM, используется повторение по расписанию в шаблоне задачи. Шаблон создаёт задачу автоматически: ежедневно, еженедельно, ежемесячно — с указанным ответственным и сроком.
Примеры: еженедельный отчёт по продажам, ежемесячная сверка остатков, ежедневная проверка заявок.
Настройка: Задачи → Шаблоны → создать шаблон → вкладка «Повторять» — указать периодичность и время создания.
Что настраиваем
- Роботы CRM: автоматическое создание задач на стадиях воронки продаж
- Бизнес-процессы с условиями и ветвлением для сложных сценариев
- Шаблоны задач с подзадачами и чеклистами
- Регулярные задачи по расписанию
- Подстановка данных из сделки в название, описание и поля задачи
- Тестирование цепочек: проверка правильности создания задач на каждой стадии