Настройка автоматических задач для менеджеров Битрикс24
Сделка перешла на стадию «Подготовка документов», но менеджер об этом не узнал — задачу ему никто не поставил. Договор не отправлен, клиент ждёт три дня, потом звонит сам. Руководитель тратит полчаса в день на то, чтобы вручную назначать задачи по сделкам. Всё это автоматизируется роботами CRM: при переходе сделки на нужную стадию Б24 сам создаёт задачу с ответственным, дедлайном и чеклистом.
Робот «Создать задачу»
Основной инструмент — робот «Поставить задачу» в автоматизации CRM. Добавляется на любую стадию воронки сделки. Параметры робота:
-
Название задачи — поддерживает подстановку полей:
Подготовить КП для {{Название компании}} - Описание — шаблонный текст с деталями: что сделать, какие документы приложить
- Ответственный — конкретный сотрудник, ответственный за сделку или руководитель отдела
- Крайний срок — абсолютная дата или относительный срок: «через 2 рабочих дня»
- Чеклист — список пунктов, которые ответственный должен отметить перед завершением
Расчёт дедлайнов
Относительные сроки — основной способ задания дедлайнов в автоматических задачах. Робот считает от момента создания задачи:
| Параметр | Пример | Результат |
|---|---|---|
| Через N дней | 3 дня | Дедлайн через 3 календарных дня |
| Через N рабочих дней | 2 рабочих дня | Пропускает выходные |
| Через N часов | 4 часа | Для срочных задач |
| Конкретная дата из поля сделки | Поле «Дата доставки» | Дедлайн привязан к бизнес-логике |
Для корректного расчёта рабочих дней в Б24 должен быть настроен рабочий график: раздел «Настройки → Рабочее время».
Типовые сценарии
Стадия «Новая сделка» → задача менеджеру «Связаться с клиентом в течение 1 часа». Чеклист: уточнить потребность, записать контакт, назначить встречу или звонок.
Стадия «КП отправлено» → задача менеджеру «Follow-up через 3 дня». Описание: перезвонить клиенту, уточнить решение, зафиксировать обратную связь в карточке.
Стадия «Договор» → задача юристу «Проверить договор за 2 рабочих дня». Чеклист: реквизиты, условия оплаты, сроки, ответственность сторон.
Стадия «Оплата» → задача бухгалтеру «Выставить счёт». Дедлайн — 1 рабочий день.
Подзадачи и шаблоны
Для сложных этапов робот может создавать задачу из шаблона с подзадачами. Пример: шаблон «Онбординг клиента» содержит 5 подзадач — настройка доступа, вводный звонок, отправка инструкций, проверка через неделю, сбор обратной связи.
Шаблон создаётся заранее в разделе Задачи → Шаблоны. В роботе указывается ID шаблона — задача разворачивается со всеми подзадачами и чеклистами.
Контроль выполнения
Автоматические задачи создают прозрачность: руководитель видит, какие задачи в работе, какие просрочены, кто перегружен. Для усиления контроля добавляется второй робот — уведомление руководителю, если задача просрочена.
Что настраиваем
- Определение стадий воронки, где нужны автоматические задачи
- Роботы «Поставить задачу» на каждой стадии с шаблонным текстом
- Расчёт дедлайнов: рабочие дни, часы, привязка к полям сделки
- Шаблоны задач с подзадачами и чеклистами
- Уведомления руководителю при просрочке задач
- Тестирование: прогон сделки по воронке, проверка создания задач