Настройка автогенерации документов Битрикс24
Менеджер готовит договор: открывает прошлогодний файл, заменяет название компании, адрес, ИНН, сумму. Забывает поменять дату — в договоре стоит 2024 год. Отправляет клиенту, клиент замечает, просит исправить. Менеджер правит, отправляет снова — но теперь ошибка в реквизитах. Ручное заполнение документов — это всегда ошибки, потерянное время и непрофессиональный вид. Генератор документов в Б24 решает это за секунды.
Как работает генератор документов
Модуль crm.documentgenerator формирует документы из шаблонов с подстановкой данных CRM. Механика:
- Создаётся шаблон в формате .docx с плейсхолдерами — специальными метками вида
{Название компании},{ИНН},{Сумма сделки}. - Менеджер открывает карточку сделки (или компании, контакта, счёта) и нажимает «Документ» → выбирает шаблон.
- Система подставляет данные из карточки в плейсхолдеры и формирует готовый файл.
- Документ сохраняется в таймлайне сделки и на Диске Б24.
Создание шаблонов
Шаблон — это обычный .docx файл, подготовленный в Word или Google Docs. В нужных местах вместо конкретных данных стоят плейсхолдеры.
Доступные поля для подстановки:
- Сделка — название, сумма, стадия, дата создания, пользовательские поля
- Компания — название, ИНН, КПП, юридический адрес, банковские реквизиты
- Контакт — ФИО, должность, телефон, email
- Товарные позиции — таблица товаров с наименованием, количеством, ценой, суммой
Для таблицы товаров используется специальный синтаксис: строка-шаблон внутри таблицы дублируется для каждой товарной позиции сделки.
Типовые шаблоны
| Документ | Источник данных | Особенности |
|---|---|---|
| Договор | Сделка + Компания | Реквизиты обеих сторон, предмет, сумма |
| Коммерческое предложение | Сделка + Товары | Таблица товаров с ценами |
| Счёт на оплату | Сделка + Товары + Компания | Реквизиты для оплаты, итоговая сумма |
| Акт выполненных работ | Сделка + Товары | Перечень работ, подписи сторон |
| Спецификация | Сделка + Товары | Техническое описание позиций |
Вывод в PDF
Генератор создаёт .docx, но для отправки клиенту чаще нужен PDF. Б24 конвертирует документ в PDF при скачивании или отправке. Для корректной конвертации важно:
- Использовать стандартные шрифты в шаблоне
- Не применять сложное форматирование (вложенные таблицы, колонтитулы с переменными)
- Проверять результат на тестовых данных перед запуском в работу
Автоматическая отправка
Документ можно отправить клиенту прямо из Б24 — по email из карточки сделки. Для полной автоматизации настраивается робот в сделке:
- Сделка переходит на стадию «Подготовка документов» → робот генерирует договор из шаблона
- Сделка переходит на стадию «Счёт выставлен» → робот генерирует счёт и отправляет на email контакта
Документ прикрепляется к письму как вложение в PDF.
Свои реквизиты компании
Реквизиты продавца (ваша компания) задаются в настройках CRM: CRM → Реквизиты. Если у компании несколько юрлиц — создаётся отдельный набор реквизитов для каждого. При генерации документа менеджер выбирает, от какого юрлица формировать.
Что настраиваем
- Шаблоны документов в .docx с плейсхолдерами под поля CRM
- Привязку шаблонов к типам сделок и направлениям
- Роботов для автоматической генерации документов при смене стадии
- Автоотправку документов клиенту по email
- Настройку реквизитов компании и юридических лиц
- Тестирование шаблонов на корректность подстановки и конвертации в PDF