Настройка Битрикс24 для работы с тендерами
Тендерная работа не укладывается в стандартную воронку продаж: здесь другие сроки, другие участники, обязательная документация и очень конкретные этапы — от мониторинга площадок до участия в торгах и исполнения контракта. Стандартные сделки CRM для этого слабоваты, но смарт-процессы Битрикс24 дают нужную гибкость.
Смарт-процесс «Тендер»
Создаём отдельную сущность CRM через «Смарт-процессы» — это кастомный объект с собственными стадиями, полями и автоматизацией. Тендер — не сделка, потому что у него другая логика:
- Стадии: Мониторинг → Анализ → Принято решение участвовать → Подготовка документов → Подача заявки → Торги → Выиграли / Проиграли → Исполнение контракта
- Собственные поля: номер тендера (ЕИС), торговая площадка, НМЦ (начальная максимальная цена), наш ценовой порог, дата подачи заявок, дата торгов, тип тендера (44-ФЗ / 223-ФЗ / коммерческий)
Связываем смарт-процесс с компанией-заказчиком и с ответственным менеджером.
Автоматизация по этапам
Мониторинг → Анализ. Триггер: менеджер переводит тендер в «Анализ» — автоматически создаётся задача на юриста («Проверить документацию по тендеру №XXX, дедлайн — дата подачи минус 5 дней») и на технического специалиста («Оценить возможность выполнения»).
Принято решение участвовать. Создаются задачи на подготовку пакета документов с дедлайнами. Если тендер по 44-ФЗ — чек-лист документов один, если коммерческий — другой. Реализуется через шаблоны задач с условием.
Подача заявки. Напоминание ответственному за 48 часов до дедлайна. Роботы — «Уведомить пользователя» через IM и email.
Результат. Стадии «Выиграли» и «Проиграли» — конечные. При «Выиграли» автоматически создаётся сделка (или смарт-процесс «Контракт») с привязкой к тендеру и суммой контракта.
Поля и карточка тендера
Пользовательские поля смарт-процесса:
| Поле | Тип | Назначение |
|---|---|---|
| UF_TENDER_NUMBER | Строка | Номер извещения на ЕИС |
| UF_PLATFORM | Список | Торговая площадка (Сбербанк-АСТ, Росэлторг и др.) |
| UF_NMC | Деньги | НМЦ |
| UF_OUR_PRICE | Деньги | Наша ставка |
| UF_SUBMIT_DATE | Дата/время | Срок подачи заявок |
| UF_AUCTION_DATE | Дата/время | Дата торгов |
| UF_TENDER_TYPE | Список | 44-ФЗ / 223-ФЗ / Коммерческий |
| UF_WIN_PROBABILITY | Число | Вероятность победы, % |
| UF_REJECT_REASON | Строка | Причина проигрыша (для анализа) |
Документы и хранилище
К каждому тендеру привязывается папка на Битрикс24.Диске: «Тендер №XXX — Заказчик». Структура фиксированная: «Документация заказчика», «Наша заявка», «Переписка», «Контракт». Создаётся автоматически при переводе тендера в стадию «Принято решение участвовать» через робота с вызовом disk.folder.addsubfolder.
Отчётность
Через встроенные отчёты CRM строим: воронку по стадиям (сколько тендеров на каждом этапе), конверсию «участвовали → выиграли», средний размер выигранного контракта, эффективность по торговым площадкам. Это позволяет принимать решения: на каких площадках побеждаем чаще, какой ценовой диапазон НМЦ наиболее перспективен.
Смарт-процесс с правильно настроенными стадиями, полями и автоматизацией даёт тендерному отделу структуру работы без лишних инструментов. Менеджеры видят все тендеры в одном месте, дедлайны не пропускаются, история каждого тендера сохраняется.