Настройка шаблонов задач Битрикс24

Настройка шаблонов задач Битрикс24

Повторяющиеся задачи — приёмка товара, подготовка отчёта, онбординг сотрудника — каждый раз создаются вручную. Менеджер забывает добавить чек-лист, ставит не того наблюдателя, пропускает дедлайн. Шаблоны задач решают это: один раз описываете структуру — дальше задача создаётся в один клик с правильными полями, ответственными и сроками.

Где живут шаблоны и как устроены

Шаблоны задач хранятся в таблице b_tasks_template. Каждый шаблон привязан к создателю (CREATED_BY), ответственному (RESPONSIBLE_ID), группе/проекту (GROUP_ID). При создании задачи из шаблона Битрикс копирует поля в таблицу b_tasks, подставляя текущую дату как точку отсчёта для сроков.

Доступ к шаблонам: Задачи → Шаблоны (левое меню). Или через API — метод tasks.task.template.list для получения списка, tasks.task.template.add для создания.

Настройка шаблона: что важно не пропустить

Базовые поля:

• Название — используйте переменные: Приёмка товара — {{Дата}} автоматически подставит дату.
• Постановщик и ответственный — можно задать конкретного сотрудника или роль (руководитель отдела).
• Крайний срок — задаётся как смещение: «через 3 рабочих дня от создания». Битрикс считает рабочие дни по настройкам в Настройки → Рабочее время.

Чек-листы. Главная ценность шаблона — стандартизированный чек-лист. Каждый пункт сохраняется в b_tasks_template_checklist. При создании задачи пункты копируются, и сотрудник не может «забыть» шаг. Для приёмки товара: проверка документов → пересчёт → осмотр на повреждения → подпись акта.

Наблюдатели и соисполнители. Шаблон хранит массив ID пользователей в полях ACCOMPLICES и AUDITORS. Типичная ошибка — добавить конкретных людей, которые потом увольняются. Лучше использовать роли через отделы или настроить автоматическую подстановку через бизнес-процесс.

Привязка к группе/проекту. Если шаблон привязан к GROUP_ID, задачи создаются внутри проекта. Это удобно для проектных команд — задача сразу попадает в канбан проекта.

Автоматическое создание задач из шаблонов

Шаблон можно запускать вручную, но настоящая ценность — автоматизация:

• Регулярные задачи. В шаблоне включается опция «Повторять» — задаётся периодичность (ежедневно, еженедельно, ежемесячно). Битрикс создаёт задачу через cron-агент CTaskTemplates::RepeatTaskByTemplateId. Убедитесь, что cron_events.php настроен на сервере — без него повторяющиеся задачи не работают.
• Роботы в CRM. В настройках стадии сделки добавляете робот «Создать задачу» → выбираете шаблон. При переходе сделки на стадию «Договор подписан» автоматически создаётся задача «Подготовить документы для отгрузки» с чек-листом и дедлайном.
• REST API. Метод tasks.task.add с параметром TEMPLATE_ID — создание задачи из шаблона программно. Используется для интеграции с внешними системами.

Типичные проблемы

Сроки не считаются. Смещение дедлайна работает только если в шаблоне указано относительное время, а не абсолютная дата. Абсолютная дата скопируется «как есть» — и задача будет просрочена в момент создания.

Шаблоны не видны другим сотрудникам. По умолчанию шаблон виден только создателю. Чтобы расшарить — установите TPARAM_REPLICATION_COUNT = 0 и добавьте доступ через TEMPLATE_ACCESS (массив с ролями: DEPARTMENT_ID, GROUP_ID).

Чек-лист не копируется. Если чек-лист создавался через REST API и не был сохранён в b_tasks_template_checklist, при создании задачи он будет пустым. Проверяйте через tasks.task.template.get с параметром CHECKLIST.