Настройка подключения почтовых ящиков к CRM Битрикс24
Менеджер переписывается с клиентами в Gmail, история переписки существует отдельно от CRM. При уходе сотрудника вся переписка уходит вместе с ним. Подключение почтовых ящиков к CRM решает эту проблему.
Типы подключения почты в Битрикс24
Битрикс24 поддерживает три варианта:
Личный ящик сотрудника — каждый менеджер подключает свой рабочий email. Письма видны только ему и администратору CRM. Настраивается в профиле сотрудника или в CRM → Почта.
Общий ящик — один ящик на группу или отдел (например, [email protected]). Письма видны всем, у кого есть доступ к этому ящику. Входящие создают лиды автоматически. Настраивается администратором.
Ящик для автоматических ответов — используется для email-маркетинга и автоматических уведомлений, не для живой переписки.
Пошаговое подключение личного ящика
- Перейти в
CRM → Почта → Подключить почту - Выбрать провайдера: Google, Microsoft, Яндекс или «Другой» (IMAP)
- Для Google/Microsoft — авторизация через OAuth, разрешить доступ
- Для Яндекс — включить IMAP в настройках почты Яндекса и создать пароль приложения
- Для корпоративного IMAP — указать сервер, порт, логин, пароль
После подключения Битрикс24 сканирует папку «Входящие» за последние 30 дней и создаёт активности в CRM для писем, адреса которых есть в базе.
Поведение при неизвестном отправителе
Когда приходит письмо с адреса, которого нет в CRM — Битрикс24 предлагает три варианта поведения (настраивается для каждого ящика):
- Игнорировать — письмо не попадает в CRM
- Создать лид — автоматически создаётся лид с данными отправителя
- Создать контакт — создаётся контакт (без сделки)
Вариант «Создать лид» — стандартный для входящих заявок. Для личных ящиков менеджеров лучше «Игнорировать» или «Создать контакт» — иначе нецелевые письма засоряют CRM.
Связка писем с существующими сделками
Если контакт уже есть в CRM и за ним числится открытая сделка — входящее письмо привязывается к этой сделке в таймлайне. Привязка по email-адресу контакта.
Проблема: у клиента несколько email-адресов, и письмо пришло не с того, что записан в CRM. Решение: добавить все email-адреса клиента в карточку контакта — Битрикс24 ищет совпадение по всем.
Синхронизация отправленных писем
По умолчанию синхронизируется только папка «Входящие». Для фиксации исходящих писем, отправленных из почтового клиента (не из Битрикс24) — включить синхронизацию «Отправленных»: в настройках ящика CRM → Почта → [Ящик] → Синхронизировать отправленные.
Это увеличивает нагрузку на IMAP и количество запросов — учитывайте при подключении большого числа ящиков.
Сроки настройки
Подключение одного ящика — 30–60 минут, включая настройку OAuth или пароля приложения у провайдера и проверку корректности привязки писем к сущностям CRM. Массовое подключение для команды из 10+ человек — 2–4 часа.