Настройка отслеживания тендеров в CRM Битрикс24

Настройка отслеживания тендеров в CRM Битрикс24

Менеджер по тендерам работает в трёх системах одновременно: ЕИС (zakupki.gov.ru), СБИС или Контур.Тендер для мониторинга, и таблицы Excel для отслеживания статусов. CRM Битрикс24 в этой схеме не участвует. Задача — сделать CRM центральной точкой: тендеры попадают туда автоматически, статусы обновляются, менеджер работает только в одном интерфейсе.

Модель данных для тендера в CRM

Используем смарт-процессы Битрикс24 (доступны с тарифа «Стандартный») вместо стандартных сделок — это позволяет создать отдельную сущность «Тендер» с собственной воронкой, не смешивая с обычными продажами.

Поля смарт-процесса «Тендер»:

Автоматический сбор тендеров

Вариант 1: API агрегаторов. Контур.Закупки, Тендерплан, OTC.ru предоставляют API поиска по ключевым словам и кодам ОКПД2. Получать результаты и создавать элементы смарт-процесса.

Вариант 2: Мониторинг RSS ЕИС. Бесплатно, но ограничено — только базовые поля. Парсим RSS, создаём тендер в CRM:

class TenderMonitorAgent
{
    private array $searchQueries = [
        'поставка серверов ОКПД2 26.20',
        'IT-услуги разработка программного обеспечения',
    ];

    private string $smartProcessEntityTypeId = '183'; // ID смарт-процесса «Тендер»

    public function run(): void
    {
        foreach ($this->searchQueries as $query) {
            $tenders = $this->fetchFromEis($query);

            foreach ($tenders as $tender) {
                if ($this->alreadyExists($tender['number'])) {
                    continue;
                }

                $this->createCrmItem($tender);
            }
        }
    }

    private function createCrmItem(array $tender): void
    {
        \Bitrix\Crm\Item\Factory\SmartProcessItemFactory::getInstance(
            (int)$this->smartProcessEntityTypeId
        )->create([
            'TITLE'                   => $tender['name'],
            'STAGE_ID'                => 'DT' . $this->smartProcessEntityTypeId . ':NEW',
            'UF_CRM_TENDER_NUMBER'    => $tender['number'],
            'UF_CRM_TENDER_NMCK'      => $tender['price'],
            'UF_CRM_TENDER_DEADLINE'  => \Bitrix\Main\Type\DateTime::createFromTimestamp(
                strtotime($tender['deadline'])
            ),
            'UF_CRM_TENDER_URL'       => $tender['url'],
            'UF_CRM_TENDER_LAW'       => '44-ФЗ',
            'ASSIGNED_BY_ID'          => $this->getDefaultManager(),
        ])->save();
    }
}

Автоматические напоминания и дедлайны

Роботы в Битрикс24 (без кодирования, через интерфейс):

При создании тендера:

• Задача ответственному «Изучить техническое задание»
• Напоминание по email за 5 дней до дедлайна подачи заявки

При переходе на стадию «Подготовка заявки»:

• Задача «Подготовить техническую часть»
• Задача «Собрать пакет документов»
• Дата задачи = дата Срок подачи заявки минус 2 дня

При переходе на стадию «Победа»:

• Задача «Подписать контракт через площадку» (дедлайн: +10 дней)
• Уведомление руководителю

Автоматические дедлайны через PHP при сложной логике:

AddEventHandler('crm', 'OnCrmSmartProcessItemUpdate', function(\Bitrix\Crm\Item $item) {
    if ($item->getEntityTypeId() !== 183) return; // Только тендеры

    $stageId = $item->getStageId();

    if ($stageId === 'DT183:WON') {
        // Победа — создаём задачи исполнения контракта
        $deadline = (new \DateTime())->modify('+30 days'); // 30 дней на подписание контракта

        \CTaskItem::add([
            'TITLE'          => 'Подписать контракт через ЕИС',
            'RESPONSIBLE_ID' => $item->getAssignedById(),
            'DEADLINE'       => $deadline->format('d.m.Y H:i:s'),
            'DESCRIPTION'    => 'Срок подписания контракта по 44-ФЗ — 30 дней',
            'UF_CRM_TASK'    => ['T' . $item->getId()],
        ], 1);
    }
});

Аналитика по тендерам

Отчёты в CRM показывают: воронку конверсии (заявок → победы), средний процент снижения НМЦК в победных тендерах, результативность по типам закупок и площадкам. Стандартный аналитик Битрикс24 работает с полями смарт-процесса без дополнительной настройки.

Кастомный виджет на главной странице CRM — сводка активных тендеров с ближайшими дедлайнами:

// Виджет: тендеры с дедлайном в ближайшие 7 дней
$urgentTenders = \Bitrix\Crm\SmartProcess\Query::create(183)
    ->addSelect(['ID', 'TITLE', 'UF_CRM_TENDER_NMCK', 'UF_CRM_TENDER_DEADLINE'])
    ->addFilter(['<=UF_CRM_TENDER_DEADLINE' => (new \DateTime())->modify('+7 days')])
    ->addFilter(['!STAGE_SEMANTIC_ID' => 'F']) // не финальные стадии
    ->addOrder('UF_CRM_TENDER_DEADLINE', 'ASC')
    ->exec()
    ->fetchAll();

Состав работ

• Создание смарт-процесса «Тендер» с кастомными полями
• Воронка тендерных стадий
• Агент мониторинга ЕИС или интеграция с API агрегатора
• Роботы для автозадач и напоминаний
• Отчёты и виджет дедлайнов

Сроки: 1–2 недели настройка CRM без интеграций. 3–5 недель с автоматическим сбором тендеров.