Настройка автоматической отправки писем из CRM Битрикс24

Настройка автоматической отправки писем из CRM Битрикс24

После каждой стадии воронки нужно отправлять клиенту письмо: приветствие после первого контакта, КП после квалификации, напоминание через два дня, благодарность после оплаты. Вручную это никто не делает системно. Настраиваем автоотправку через роботов.

Требования к почтовой инфраструктуре

Прежде чем настраивать роботов — почта должна быть настроена корректно. Распространённая ошибка: роботы настроены, письма уходят с технического адреса @bitrix24.ru и попадают в спам клиентов.

Правильная настройка: Настройки → Почта → Исходящая почта — подключить корпоративный SMTP (Google Workspace, Яндекс 360, собственный сервер). После этого все письма из CRM уходят от имени корпоративного домена.

Дополнительно — SPF и DKIM записи для домена. Без них письма из автоматики получают низкий рейтинг и уходят в спам даже с корпоративного адреса.

Робот «Отправить письмо»

Настраивается в CRM → [Воронка] → Роботы → [Стадия] → Отправить письмо клиенту.

Параметры:

• От кого — адрес отправителя. Варианты: почта портала, личный ящик ответственного за сделку, фиксированный адрес.
• Кому — поле Email контакта или компании из сделки ({=Document.CONTACT_EMAIL}), либо фиксированный адрес.
• Тема и тело — поддерживают подстановку всех полей сделки через {=Document.FIELD_NAME}.
• Задержка — письмо уходит сразу или через N часов/дней.

Шаблоны писем

Для повторно используемых писем создают шаблоны: CRM → Настройки → Шаблоны писем. Шаблон — это HTML-письмо с переменными. При настройке робота выбирается шаблон, переменные подставляются автоматически.

Базовый HTML-шаблон для робота:

<p>Здравствуйте, {=Document.CONTACT_HONORIFIC} {=Document.CONTACT_NAME}!</p>
<p>Ваша заявка <strong>#{=Document.ID}</strong> получена.</p>
<p>Менеджер {=Document.ASSIGNED_BY_FULL_NAME} свяжется с вами в течение часа.</p>

Обратите внимание на CONTACT_HONORIFIC — обращение (Уважаемый/Уважаемая). Поле часто пустое, если не заполнялось при создании контакта. Лучше опустить или задать нейтральную форму.

Трекинг открытий писем

Отправленные из CRM письма отслеживаются: видно, когда клиент открыл письмо и перешёл по ссылкам. Данные — в таймлайне сделки.

Для автоматической реакции на открытие — триггер Открыл письмо. При срабатывании можно перевести сделку на стадию или запустить следующего робота-напоминания. Цепочка follow-up писем строится именно так.

Цепочка писем (drip-кампания)

Пример последовательности для SaaS-продукта:

1. Стадия «Новый» → письмо «Добро пожаловать» (сразу)
2. Задержка 1 день → письмо «Как начать работу» (если не открыл первое — другое письмо)
3. Задержка 3 дня → письмо «Частые вопросы»
4. Задержка 7 дней → письмо «Демо-звонок с менеджером»

Ветвление по открытию письма требует использования триггеров совместно с роботами — чистыми роботами цепочку с условиями не построить.

Сроки настройки

Полная настройка автоматической цепочки писем — 1 рабочий день с учётом написания текстов, вёрстки шаблонов и тестирования доставки.