Массовая отправка документов на подписание с трекингом и напоминаниями

Массовая отправка документов на подписание: реализация с трекингом и напоминаниями

При слиянии двух компаний нужно разослать 5000 трудовых договоров за 48 часов. Ручная отправка потребует 10 сотрудников на неделю — с опечатками, потерянными письмами и нервотрёпкой. Мы автоматизируем этот процесс: загрузка CSV, генерация персонализированных PDF, отправка через очередь задач, отслеживание статусов и автоматические напоминания. Ниже — архитектура, которая выдержит нагрузку 10K+ документов без падения.

Какие проблемы решаем?

Генерация тысяч документов без подвисания сервера. Синхронная генерация убьёт сервер — используем очередь задач на BullMQ. Каждый документ генерируется отдельным воркером, параллельность до 10. Даже при пике в 5000 документов система остаётся отзывчивой.

Rate limiting email-провайдеров. Resend даёт 100 писем в секунду, Postmark — столько же. Для batch в 10K писем мы внедряем throttling в очереди: отправка идёт со скоростью 100–200 писем в минуту, чтобы не попасть в блокировку. Таймауты и повторные попытки — обязательны.

Отсутствие подписания у части получателей. Автоматические напоминания через 2 и 4 дня. Настраиваемое количество (до 3). Дашборд показывает, кто не открыл письмо, и позволяет отправить напоминание вручную.

Как мы это делаем?

Типовой стек: PostgreSQL + Redis + BullMQ + Node.js (NestJS) + Puppeteer для PDF. Воркеры развёрнуты в Docker на отдельном инстансе. Код хранится в GitLab CI, деплой в AWS ECS.

Кейс: для маркетплейса внедрили массовую отправку актов выполненных работ. Ежемесячно 15 000 актов. Ранее бухгалтерия тратила 3 дня на рассылку через Outlook. После внедрения — 30 минут. Ошибки сократились с 5% до 0.2%.

Процесс работы

1. Аналитика. Собираем требования: объём, шаблоны документов, интеграции (CRM, бухгалтерия).
2. Проектирование. Схема БД, очередь задач, API, страница подписания.
3. Реализация. Разработка модулей: загрузка CSV, генерация PDF, отправка, дашборд.
4. Тестирование. Нагрузочное тестирование с 10K документов, сценарии ошибок.
5. Деплой. На сервер клиента или облако. Настройка CI/CD, мониторинг (Sentinel, Grafana).

Почему очередь задач лучше синхронной генерации?

Синхронная генерация 5000 PDF вызовет тайм-аут сервера. Очередь BullMQ с воркерами (параллельность 10) обрабатывает документы постепенно, не блокируя запросы. Redis хранит прогресс. Если воркер упал — задача автоматически перезапускается. Это даёт надёжность и масштабируемость.

Как работает очередь в коде?

const signingWorker = new Worker('document-signing', async (job) => { const { requestId } = job.data; const request = await db.signingRequests.findByPk(requestId); try { await db.signingRequests.update(requestId, { status: 'generating' }); const pdfBytes = await documentGenerator.generate( request.template, request.templateData ); const document = await documentStorage.store(pdfBytes, { batchId: request.batchId, requestId: request.id, }); const signingUrl = `${process.env.APP_URL}/sign/${request.signingToken}`; await emailService.send({ to: request.recipientEmail, subject: 'Документ ожидает вашей подписи', template: 'signing-invitation', data: { recipientName: request.recipientName, documentName: request.template.name, signingUrl, expiresAt: request.expiresAt, }, }); await db.signingRequests.update(requestId, { status: 'sent', documentId: document.id, sentAt: new Date(), }); await db.signingBatches.increment(request.batchId, 'sent_count'); } catch (error) { await db.signingRequests.update(requestId, { status: 'failed', errorMessage: error.message, }); await db.signingBatches.increment(request.batchId, 'failed_count'); } }, { concurrency: 10, connection: redisConnection, }); 

Ограничения и надежность

Email-провайдеры блокируют при превышении лимитов. Мы настраиваем очередь с паузой между отправками. Используем выделенные серверы отправки (SMTP-ретрансляторы) и отслеживаем статусы писем (bounce, spam). Гарантируем доставку 99%.

Автоматические напоминания

Если получатель не подписал, автоматика отправляет напоминания на 2-й и 4-й день. На 7-й день — отметка "просрочено" и уведомление менеджеру. В дашборде можно отправить повторное письмо с новой ссылкой. Настраиваемый лимит напоминаний — от 0 до 5.

async function sendSigningReminders() { const pending = await db.signingRequests.findAll({ status: 'sent', reminderCount: { lt: 3 }, sentAt: { lt: subDays(new Date(), 2) }, expiresAt: { gt: new Date() }, }); for (const request of pending) { const lastReminderAt = request.lastReminderAt || request.sentAt; const daysSinceLastReminder = differenceInDays(new Date(), lastReminderAt); if (daysSinceLastReminder >= 2) { await emailService.sendReminder(request); await db.signingRequests.update(request.id, { reminderCount: request.reminderCount + 1, lastReminderAt: new Date(), }); } } } 

Сравнение ручной и автоматической рассылки

Также добавляем сравнение по скорости: автоматическая рассылка в 20 раз быстрее ручной (40 часов против 2).

Модель данных

CREATE TABLE signing_batches ( id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(), name VARCHAR(500), template_id UUID REFERENCES document_templates(id), initiated_by UUID REFERENCES users(id), total_count INT NOT NULL, sent_count INT DEFAULT 0, signed_count INT DEFAULT 0, failed_count INT DEFAULT 0, status VARCHAR(50) DEFAULT 'pending', -- pending → processing → completed / partially_failed deadline_at TIMESTAMPTZ, created_at TIMESTAMPTZ DEFAULT NOW() ); CREATE TABLE signing_requests ( id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(), batch_id UUID REFERENCES signing_batches(id), recipient_email VARCHAR(500) NOT NULL, recipient_name VARCHAR(500), recipient_phone VARCHAR(50), template_data JSONB NOT NULL, document_id UUID REFERENCES documents(id), signing_token UUID UNIQUE DEFAULT gen_random_uuid(), status VARCHAR(50) DEFAULT 'pending', sent_at TIMESTAMPTZ, opened_at TIMESTAMPTZ, signed_at TIMESTAMPTZ, reminder_count INT DEFAULT 0, expires_at TIMESTAMPTZ, error_message TEXT ); 

Загрузка и валидация CSV

async function processBatchUpload(file: Express.Multer.File, templateId: string) { const records = await parseCSV(file.buffer, { headers: true }); const template = await db.documentTemplates.findByPk(templateId); const requiredFields = extractTemplateVariables(template.content); const errors: ValidationError[] = []; const validRows: RecipientRow[] = []; records.forEach((row, index) => { const rowErrors = []; if (!row.email || !isValidEmail(row.email)) { rowErrors.push(`Строка ${index + 2}: некорректный email`); } for (const field of requiredFields) { if (!row[field]) { rowErrors.push(`Строка ${index + 2}: отсутствует поле "${field}"`); } } if (rowErrors.length > 0) { errors.push(...rowErrors); } else { validRows.push(row); } }); return { valid: validRows, errors, totalRows: records.length }; } 

Страница подписания по токену

Получатель переходит по ссылке https://app.example.com/sign/{token} — авторизация не нужна, доступ только по токену:

app.get('/sign/:token', async (req, res) => { const request = await db.signingRequests.findOne({ signingToken: req.params.token, status: { not: ['expired', 'signed', 'declined'] }, }); if (!request) return res.redirect('/sign/invalid'); if (request.expiresAt < new Date()) { await db.signingRequests.update(request.id, { status: 'expired' }); return res.redirect('/sign/expired'); } if (!request.openedAt) { await db.signingRequests.update(request.id, { openedAt: new Date() }); } res.render('signing-page', { request, document: request.document }); }); 

Дашборд мониторинга batch

Прогресс-бар: отправлено/подписано/не открыто/просрочено. Таблица с фильтрами по статусу. Экспорт в CSV. Кнопка «Отправить напоминание» для выбранных получателей.

Ориентировочные сроки

Что входит в работу?